【大地讲堂】职业技能系列之三----商务邮件

在当今的商务活动中，给客户发封邮件是再普通不过的事情，也是非常频繁的事情。谁不会发邮件呢？干嘛把这个作为职业技能系列的主题之一小题大作？

之所以如此，是因为80%的商务邮件都不够职业化，要么是花里胡哨，要么是没有联系方式，要么是主题含糊，总之大多数商务邮件存在问题。而改正这些问题只需要花五分钟时间，看看下面的注意点即可。

【总体原则】
商务邮件是商务活动中最频繁的沟通方式之一，因此很多商务人士每天要面对海量的邮件待处理。因此，商务邮件必须把握“言简意赅、主题突出”的原则。

【邮件标题】
有些人因为在网站上公布过邮箱地址，每天收的邮件能达到几千封，而其中绝大多数是垃圾邮件。怎样避免自己的邮件与垃圾邮件一起被删掉呢？那就要把标题写精确。比如“王先生8月13日来电询问的皮具礼品报价--上尊礼品公司”，而不要用简单的“你好”、“见附件”、“你要的资料”这类含糊不清的标题。让收件人看了标题就能明白邮件内容。

【收发件人】
首先要注意的是：尽量把收件人加入自己的通讯簿，取一个汉语名称，比如“阿里巴巴集团 马总”；同样，自己的邮件帐户，也取汉语名称，以使收件人一目了然，比如“上尊礼品 徐大地”

其次，如果要群发邮件，严格忌讳把一群人同时加到“收件人”栏里，这样一是会让收件者反感，二也会泄露你的客户信息。怎样处理呢？收件人栏里填写自己的一个邮箱，而在“秘密抄送”里面放上所有收件人，这样每个收件人都不会看到你还发给了其他人。不建议使用一些邮件群发工具的“XXX@XXX.com”的形式，因为大多数情况下都会被邮件系统自动判定为垃圾邮件。

【邮件正文】
正文起头，一定要有个称呼，避免直接就陈述内容，比如“马总：您好”；而且这个称呼尽量不要是含混的，比如“尊敬的负责人：您好”，因为含混称呼的邮件大多是群发邮件。

正文内容，一定注意把握言简意赅的原则，几行文字，百余字说清事项即可，避免长篇大论。人们看邮件大多数时候是一掠而过，除了情书：） 如果需要长篇大论，那么把它做个文档加到附件里。并提醒收件人，详情见附件。


【邮件签名】
在邮件正文末尾，切记还要加上一个“签名”，也就是你的姓名、公司、电话等联系方式，方便收件人联系你。举例如下：

徐大地  
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上海礼品在线  (http://www.shanghailipin.com)     经理
家家康生态家居(http://shop33729369.taobao.com)   掌柜 
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淘宝大学签约讲师·阿里学院特约讲师  
阿里网商认证体系顾问·上海网商联盟常委
 
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地址：上海市浦东新区浦建路60弄11号1402室  200127
电话：400-672-9951  021-58739185
手机：13916269058
博客：http://blog.china.alibaba.com/blog/shxudadi.html
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如果使用outlook express之类的邮件收发软件，可以设置自动添加签名，在“工具-->选项-->签名”里添加进去即可。 

【邮件背景】
不少人喜欢给邮件做个漂亮背景，或者叫“信纸”。目的是好的，但切忌过度，如果是一副非常大的图片做背景，让收件人半天看不了，那就得不偿失了；而如果是弄的花花绿绿，让收件人对你反感就更不应该了。
一般来说，邮件背景宜选用纯白或者颜色非常浅的格子之类的，可以添加一个公司LOGO图片。这样的背景给人感觉职业化、训练有素。

【其它事项】
在邮件收发软件中，还有些功能，如“阅读确认”、“优先级”、“签名加密”等，这些也可以尝试使用。是否要求阅读确认，一般来说，如果是一对一沟通的邮件，可以加阅读确认，以确定对方收到了邮件；而如果是群发的邮件，就避免做此类令人反感之举。而一些重要邮件，也可以标注“高优先级”。