时间管理篇（三）如何管理好你的时间


作为一个卓有成就的管理者，他首先应管理好自己的时间。这就是因为他的事务太多了太杂了，他的时间又太难以预算太难以控制了——他已成了百分之百组织的人。经济学家明茨伯格说：“经理要为机构的成功负责，而实际上并无明确的里程标可以说明他能停下来并说：我的工作已经完成。因此，经理永远是一个全神贯注者。”有专家作过调查，大企业的总经理每天平均有36个书面和24个口头联系，还要接30多次电话，几乎每次联系都是全然不同的两回事。而且在处理重要的工作时，中间经常会穿插一些其它的事。这样，管理者必须十分迅速而频繁地转换自已的心境和头脑，精神不得不十分集中，思想不得不高度紧张。因此他必须做到——
保重自已的身体，休养自已的精神是管理者不浪费时间，提高时间值的前提。对管理者来说，保重身体的关键是减少工作的烦恼，增加工作的乐趣。许多著名的企业家都毫无例外的有个好秘书，他十分了解主人的工作习惯，知道主人的工作需要。能将主人需要的资料或数据立即提出来，能及时收捡主人办公桌上多余的资料。他几乎成了主人的影子，但又不会对主人起干扰作用。他还必须提醒主人该休息或吃点什么等等。同样，许多著名的企业家都毫无例外有两张记事单。一张记录着这一段时间要处理的要紧事，另一张记录当天必须处理完的事。这样就不会因忘记办哪件重要事而懊恼，也不会因哪件事处理得不及时而悔恨自已健忘。人快乐了，情绪好了，加上适当的休息，人的身体自然会好，精力也自然会旺盛起来，时间值自然很高。
管理学大师德鲁克曾经把管理者定义为“机构的囚徒”,所以尽快将“囚徒”解放出来是管理者管理好自己时间的关键。严格说来，管理者的时间根本不属于自己而属于别人。也许清早一起床脸没洗就有个重要客户来电要你解答完全可由业务员解答的问题，仅仅因为这个客户重要，你半点也不敢怠慢；也许这个客户的电话还没有挂机又有一个管理人员办糟了一件事必须由你自己出面调解才能缓和；也许你正在着手安排自己下一步工作的时候，市府一个领导又来了，你不得不去接待等。还有许多“小事”本来可以由下级管理人员去办的，为了慎重起见，管理者不得不亲力亲为。因为所谓的小事都是些这样的事：轻视它吧，又怕出问题；重视它吧，管理者又干不了大事。要真正做到不让别人占用自己的时间，管理者必须授权：1、管理者只作决策，执行交下属办理；2、管理者只做主要人物的思想工作，其它事务全交下属办；3、管理者只抓起决定作用的关键性的大事。
管理者要把自己当作管理对象，好好研究自己的时间分割法。很多人能指出别人无效率的时间分割法，却不知道自己的时间分割法。明茨伯格告诉我们：管理者研究自己的工作和时间分割，非正式的研究可由秘书进行，用工作日志的方式，根据需要拟订一个表格，每天填报，定期分析，作出结论。正式的研究工作应聘请一名顾问进行。时时刻刻观察管理者的工作，记下管理者的工作时间，详细记录管理者的言谈、行动、信件和文稿，每天一小结，一周一综合，每月一分析，然后反馈给管理者。并坚持不懈地进行下去，直到找到管理者的时间分割规律，并对其进行改进为之。
集零成整，省出大块时间，解决重大问题。明茨伯格说：“管理者在职务上的主要危险是肤浅性。”由于职务的无限性，并由于他对信息处理以及战略制定都负有责任，经理的工作负荷往往过于沉重。多数工作的处理往往过于肤浅。因此，他的工作频率是紧张的，他的工作活动具有简短性、多样性、肤浅性。解决的唯一办法是集中零星时间成为大块时间，去解决重大的有决定性作用的问题。大块时间的优势是十分明显的。如果能有效地使用大块时间去处理好对企业发展起决定作用的问题，管理者将赢得更多的时间和机遇。